「総会、どうしようか、、、」とお困りになっている皆さまへ

こちら [【予告記事】「フルリモートで全社総会と全社懇親会を開催することはできるか？」 ゴールデンウィーク明けに詳細レポートを掲載予定！] に私たちオズビジョングループが総会＆懇親会をフルリモートで実施するに至った経緯を書かせていただきました。
・年に2回とても大事な機会として原則全員参加で総会と懇親会を実施してきた
・ところが新型コロナ感染拡大により、どう考えても例年同様の別会場に集合して開催するのは無理となった
・リモートワークには慣れているものの「全員参加」且つ「質を保った」会合の開催は未経験であった
このレポートを書かせていただいている私（広報室）が総会の主催者なのですが、開始直前まで「2～3割の確率でコケる可能性がある」と覚悟していました。それでもギリギリまで悪戦苦闘し他社様の知恵も参考にしながら4月28日（火）に開催しました。
今回、できるかぎり「各論でこんな工夫をするといけそうですよ」という具体的な話をなるべく赤裸々にかかせていただくようにしております。「総会、どうしようか、、、」とお悩みの経営者の皆さま、管理部門の皆さまに少しでも参考になればと心から願っております。

満足度86．2％

話が前後してしまいますが、事後、参加者にアンケートを実施し、フルリモート総会＆懇親会の感想をもらっています。「思っていたよりとても良かった」「思っていたより良かった」とした方、つまり満足と感じてくれた参加者の割合は86.2％でした。これまで実施してきた総会の満足度はざっくりいうと8割前後でしたので、フルリモートで満足度が落ちることは幸いにしてありませんでした。

費用は約97％削減

それが目的であったわけでは決してありませんが、総会と懇親会の費用は、結果として驚異的に抑えられることとなりました。これまでは1回数百万円を投資していましたが、今回、直接の経費として使ったお金はほんのわずか。97％以上の削減。あとで触れますが「懇親会での酒や肴・料理の準備を従業員自身にお願いした分の補助費／1人2000円」のみです。

対策メニュー

今回、実際にトライしてみて、重要度が高いと思われるものから順にメニュー化してみるとすると以下のようになります。
1．リモート型集会ならではの流れの設計（総会編）
2．リモート型集会ならではの流れの設計（懇親会編）
3．リモートツールに長けたオペレーターの協力獲得
4．有用なツールの選定、利用
5．参加感を高めるための演出や制度の導入
なお特に3については、株式会社グッドパッチさんのこちらの記事[満足度90%！150名が自宅から参加したオンライン全社総会の運営ナレッジ] を参考にさせていただきました。かなり具体的な内容になっており非常に参考になりました。ぜひご参照いただければと思います。

1．リモート型集会ならではの流れの設計（総会編）

昨今の状況を受け、「リモートでの開催」が大前提であることから、まずは従来の総会の枠組みに囚われないようにすることを決めました。
・従来の総会：「経営陣からの戦略や重要方針の共有、その時々の重要テーマに係るディスカッション企画等の実施」「過去半年を基本とした立候補制の成果共有会と優秀者の表彰」の主要企画2つを3時間ほどかけて毎回実施
・今回の総会：「昨今の状況を踏まえ羅針盤として必要となる経営者のメッセージ」に絞って1時間程度で実施
つまり内容を絞りました。リモートでの開催が前提ですので、必然的に聞く側の態勢も環境もバラバラとなります。1つの場所に集合してもらい一定の時間を確保して開催する会合とは性格が相当異なるものとなります。ほとんどのケースで「集中してもらえる時間」は短くなると考えた方がよさそうです。時間のかかる企画をどうしても盛り込みたい場合には、切り離して別の日程で開催するなどした方がよいかと思います。
それでもパソコンの前に座って数十分から1時間集中して視聴するのはなかなか大変だったろうと思います。後述するようなComment ScreenやSimple Pollなどのツールの活用も、集中力を途切れさせないという点で有効でした。
ここまではいわゆる「プレゼンテーション」。私たちもリモートワークで活用しているzoomやそのほかのコミュニケーションツールを人数や時間制限にあわせて活用すれば、技術面などで特に難しい問題はないかと思います。

2．リモート型集会ならではの流れの設計（懇親会編）

数人でのリモート飲み会をしたことのある方もおいででしょう。私たちも10数人規模の飲み会などは何度も経験していました。が今回は50名弱が同時に参加するというもの。全員が集合しての懇親会のように「自由な会話」をしたり「自由なグループ作り」をしたら大混乱に陥ることは間違いありません。
その克服には総会本編以上に「何をその懇親会で成し遂げるか」というテーマ設定とそのテーマへの集中が大切となります。特に前述したようにバラバラの環境で参加しているという条件もありますが、何より昨今の状況があります。新型コロナウィルス感染拡大に対するBCP強化のため、本番に先立つこと2カ月以上前から私たちは全社的にほぼ100％リモート勤務を実施していました。チームごとのコミュニケーションにはほぼ支障がなく、相互の状況理解や受容はあまり変わりなかったようですが、ことグループ全体として捉えたときに、同じ旗の元に集う仲間、という一体感まではさすがに薄れてきつつあるようでした。
そりゃそうです。部署を超えてオフィスに集まり、顔色や声音にまで何も苦労せず接することができたあの日々と比べたならば。
そこで今回、グループの構成員の多くが集う懇親会という機会を通じて、
「この極めて厳しい環境の中、それぞれが異なる場所で懸命に戦っていることを、互いの思いや状況を吐露しまた受容し合うことで、たとえ離れていても、同じオズビジョンの旗の元に集う仲間がいることを再認識しあう会とする」
というテーマに集中することとしたのです。このテーマに全ての企画をスコープさせそれ以外をできるだけ削ぎ落してシンプルにし、先の「集中できるのは短時間」という問題にも挑戦してみたのです。
さて一方、先に述べた「混乱しそうな雰囲気の察知」からくる遠慮や、非体面での懇親への慣れ不慣れによって、手持ち無沙汰になる恐れも一方ではありました。不慣れな人も楽しく輪に入れるような誘導ができないか。誘導がありながらも一定程度は集合しての懇親会のような自然な交流にもっていけないか。そのために今回試みたのが「段階をわけた設計」です。
最終的に懇親会を大きく3つの段階にわけて設計しました。

a.初期段階：アイスブレイク／トーン＆マナーの設定
今回の懇親会のテーマからすると、まずは先ほど述べたような「遠慮」や「慣れ不慣れ」をできるだけ早く払しょくし「なるほど。ここではこんな感じに楽しんで欲しいんだな」という基準を、なんとなくでもよいので共有し、その後の企画の露払いとすることが大切だと考えました。
・率先してまず自分から吐露してくれるリード役を設定する
・そのリード役にカジュアルな自己開示≒吐露の見本をしてもらい狙いの雰囲気を創る
そのために実施した企画が題して「酒と肴の自慢大会」です。どんな企画かというと、
・前述のリード役（今回は7名）に「冒頭の企画で司会が振るので、準備した酒や肴の解説を通じて自己開示をお願いします」と懇親会のテーマの緩やかな共有とあわせてあらかじめ依頼をする
・懇親会の司会者の振りにあわせて1人1～2分程で酒と肴の自慢を軸に自己開示をしてもらう
「実は痛風の発作が出て以来、プリン体ゼロの発泡酒を愛飲している」といったような少し笑いを誘うような自己開示をしていただくことにより前述の露払いとしての機能を発揮させるという狙いです。
結果として完全ではありませんが露払い機能はある程度果たしたといえるのではないかと思っています。一方で、自分がリード役であることを認識していなかった方がいたりと、リード役に対してもう少し丁寧に主旨と狙いの共有をしておけばという反省もありました。シンプルで短時間な企画であるが故に「主旨の共有」がリモートの会合ではより重要になることをあらためて感じました。

b.第2段階：テーマの深耕
ここからがいよいよテーマに沿ったメインの企画となります。先に述べた「吐露と受容により同志の存在を再確認する」です。企画名はズバリ、
「今日は愚痴ってもいいよ！ 分かち合おう！ みんなどんな風に過ごしてる？ どんな風に頑張ってる？」。
形式はひとことでいえば「リモート形式での分科会」。今回は以下のようなやり方を選択しました。
・当日までに約50名の参加者（事前に参加者は確認し名簿にしておく）を9チーム（1チーム5～6人）に分けておき「誰が何チームか」を共有しておく。
・当日は事前にzoomサブルームを9つ設定。分科会開始までにそれぞれのルームにあらかじめチーム分けされた個人を設定しておく（後述しますがオペレーターの活躍が鍵）。
・開始と同時に全員を各ルームに招待し「分科」を形成して分科会を始める
・約30分というように制限時間をあらかじめ伝えておき、分科会終了後にはメインのzoomルームに再集合させる旨を共有しておく
こうして分かれた9チームごとに「今の厳しい状況の中、どんなふうに頑張っているか、大変なことはあるか」などイイタイコトをなんでも吐露し、それをお互いに受容し合うことで「場所や状況は違っていてもみんなそれぞれ頑張っているんだ」「たとえ離れていても私には同じ旗の元に集う仲間がいて私を理解してくれるんだ」という気持ちを取り戻してもらうという企画でした。ここで最も重要な点はおおよそ初期段階の企画と同様です。
・あらかじめリード役を決めて企画の内容やテーマについて共有し各ルームの雰囲気作りに協力してもらう
たとえば「リード役が分科会開始後、まずは最初に最近どんな感じかなどを話してもらう」「『そうなんだ』『なるほどね』『大変だね』『頑張ってね』など自分なりの言葉でいいので受容の雰囲気を作ってもらう」といったことをあらかじめお願いしておきました。事後アンケートでは「久しぶりに違う部署の方とリラックスして話をすることができました」といった声もありましたので、一定のリードの効果はどこかで表れていたのではないかと思います。
1点学んだ点があるとすれば、分科会終了後、オペレーター側から元のzoomルームに全員強制帰還させたため、中継が突然途絶えたかのように分科会を終了させてしまった、ということです。ただしこの課題は最後の第3段階の企画で早速克服されました。後述しますが、このような臨機応変な改善をするためにも優秀なオペレーターの協力が必須です。

c.第3段階：リアル懇親会への接近
「果たしてリモートでどこまでリアルな懇親会に接近できるか」。どうしても今回トライしてみたかったのがこれです。すなわち、
・自分が話したいなと思う人、話したいと思う話ができそうなグループに、自由に寄っていって話をしてもらう
・まじめな話をするグループ、くだけた話をするグループなど、多彩であり選択の幅があり自分の行き場所がある
初期段階、第2段階に続くものとして、リアルな懇親会に近づける企画、すなわちより自由で受容感のあるものにして、当初のテーマを達成させたいと思っていました。そこで考えた企画が「テーマ別ルームでの自由懇親会」です。
・あらかじめメインのzoomルーム以外に緩やかにテーマ設定をした別のルーム7つを設定する
・それぞれのルームの名称や主にどんな話（テーマ）をするルームかはあらかじめ全従業員に共有しておく
・当日、オペレーターは、第2段階の企画の終了までにルームの設定と振り分けの準備を整えておく
・企画が始まったら司会から改めてやり方を解説する
やり方の概要は以下の通りです。
1.zoomの自分のアイコンを選択し右クリック。すると名前を変更できるので希望ルーム名がわかるもの（例：「ルーム⑤：女子会ルーム」であれば「女子会ルーム」、「女子会」、「⑤」などに変更する
2.オペレーターは変更された名前を確認し該当のルームに振り分ける
3.該当ルームで分科会を実施する
こんな方法で実施をしました。

ちなみにルームは前述したように全部で8つ。
・ルーム①：メインルーム・・・懇親会メイン会場のルームです。特にご希望の無い方はこちらで。
・ルーム②：ウェイティングルーム・・・どのルームに行こうかなと迷っていたり、誘い合ったりしたい方はこちらへどうぞ。
・ルーム③：シニアルーム・・・「自分はオズビジョングループのシニア」と思う方、「そんな人たちと話がしたい」と思う方はこちらに。もちろんジュニアも大歓迎。
・ルーム④：ジュニアルーム・・・逆に「自分はズビジョングループのジュニア」と思う方、「そんな人たちと話がしたい」と思う方はこちらに。シニアの乱入も大歓迎。
・ルーム⑤：女子会ルーム・・・「主として女性同士で懇親する」ことをテーマにしたルーム。もちろんそこに加わりたい方は誰でも参加OKです。
・ルーム⑥：ハピタスを語るルーム・・・少しまじめにハピタス事業について語り合いたい方が集まるルーム。Pollet事業の方の参加ももちろんお待ちしています。
・ルーム⑦：Polletを語るルーム・・・少しまじめにPollet事業について語り合いたい方が集まるルーム。ハピタス事業の方の参加ももちろんお待ちしています。
・ルーム⑧：オズビジョンを語るルーム・・・オズビジョングループについて少しまじめに広く語り合いたい方が集まるルーム。誰でも大歓迎の第2のメインルーム。
ルームの設定をあまり細かくしてしまうと入っていいのか悪いのかがわかりにくくなってしまいますし、広すぎても何を話してよいのかわからなくなってしまう。その辺の匙加減には悩みました。後に参加者からは「ルーム分けの粒度をもう少し工夫するとよいのでは？」「ルームがランダムに割り振られるといったことでも面白いかも」などの提案ももらいました。次回以降の貴重な気付きとしていきたいと思います。
前述したように第2段階の「突然の分科会終了、強制帰還」はこの時点で既に克服され、終了時間が近づいた段階で「あと5分で終了です」と全ルームに告知がなされた後に終了するという段取りが急遽採り入れられ、スムーズな終了を迎えることができました。
1点反省材料があるとすれば「ルーム②：ウェイティングルーム」は「どこに行こうか迷っちゃう人も出るのでないか」と考え設定していましたが、結果としてほぼそのような方は出ず、かえってウェイティングルームに取り残されるようなかたちになってしまったということでしょうか。それまでにうまく運べばほとんどの方は積極的に選択してくれるようです。
最後にグループの代表の鈴木から締めの挨拶をもって総会も懇親会も終了となりました。

3．リモートツールに長けたオペレーターの協力獲得

ここまで度々触れてきたように、このような会合を開催する場合のキーファクターは「リモートツールに長けたオペレーターの協力を得ること」になります。
今回の試みにおいて、企画会議やリハーサルなど（これらも全てリモートで実施）を何度か行いましたが、その全てに情報システム管理部門のかなめとなる方に参加してもらっています。この方がとても優秀で協力的な方であったことが今回の成功のかなりの部分を占めていたと確信しています。
・各種ツールの事前評価、導入・設定準備、運用テストの実施
・企画者や他協力者からの依頼や質疑への対応
・当日のオペレーション（特に分科会などサブルームの設定や振り分け・招待・帰還対応）
・臨機応変なその場でのオペレーション変更
オペレーターの方に会の目的や狙いを十分にお伝えし、狙いたい開催イメージやトーン＆マナーを深く共有する。本番に近いリハーサルを何度か実施し当日のイメージを共通にしておく。そこまでできたらあとはオペレーターを全面的に信頼し最適と思う判断で動いていただく。これがよかったと思います。
フルリモート総会や懇親会を企画しようかと思われた主催者の皆さま。まず信頼できるエンジニアに協力依頼をしてみることから始めることをお勧めします。

4．有用なツールの選定、利用

ここでは今回活用させていただいた便利ツールのご紹介などをさせていただきたいと思います（2020年5月現在のもの）。

zoomのバーチャル背景
zoomの一般的な設定では、参加者の背景は参加者の環境（背後）が映し出されます。これはこれで各参加者のリアルな状況が垣間見られて良いのですが、今回は一体感などを演出したく特別なバーチャル背景を準備しました。

当グループの若手デザイナーがグループのミッションステートメントとブランドロゴを組み合わせて作ってくれたものです。「たとえ離れていても同じ旗の元に集う同志」を見事に表現してくれました。これを当日の共通の背景にしてもらうことで、一体感だけでなく特別感なども演出できたと思います。ただしPCのスペックなどによっては背景の設定により自身がうまく映らなくなってしまうケースなどがあったようです。事前の調査やテストをお勧めします。

Comment Screen
Comment Screenは、プレゼンテーション中のスクリーン上に参加者のコメントや絵文字を流すことを可能にするツールです。

こちらは実験の様子。「経営・事業について」とあるのがプレゼン中のパワポ。これを映しながら「では私からは経営と事業の方針についてお話します、、、」といった風に音声が流れます。ここまではよくあるスタイル。さて画面の上の方に「すごいコメント」という文字が見て取れるかと思います。これが参加者がComment Screenを使って流したもので、画面右側から左側にこの文字列が流れていくのです。また下方に笑顔の絵文字が浮かんでいるのがお分かりいただけるでしょうか。このように絵文字を炭酸水のあぶくのように映し出すこともできます。
今回はこちらを利用し発表の時などに使用しました。楽しいだけでなく、その時々の視聴者の思いを表出してもらうことで、特にプレゼンテーターにとって「ダイレクトな反応を得ることができる」という側面もあったようです。ただ話し手からするとコメントが気になってしまう場面もあり、これを活用しながらスムーズに話を継続するには一定の慣れが必要かもしれないと感じました。

Simple Poll（Slackの追加機能）
当グループではコミュニケーションの多くをSlackというチャットツールでおこなっています。Simple PollはSlackの追加機能でありこちらなどで紹介されています。
簡単な投票やアンケートをSlack上で行うことを可能にするもので、今回は代表の鈴木のプレゼン内で利用されました。

プレゼンの冒頭、鈴木から「いまの皆さんの気持ちをお聞かせください。AllのSlackに今アンケートを上げたのであてはまるものを選んでください」と呼びかけ。「力がみなぎる（感じ）」「リラックスした（感じ）」など、参加者はあてはまるものを選びます。するとほぼリアルタイムで結果がグラフ化されていきます。
機能としてはその名の通りシンプルですが、とても簡単に参加感を醸成できるものだと感じました。とかく一方的な感覚が強まりがちなリモートだからこそ、このような「動き」を見せるものは有効と感じました。ただし今回、複数回アンケートを行ったのですが、無料で使える場合の投票数の上限に突き当たってしまったので、参加人数などを踏まえて事前に確認いただくことをお勧めします。

5．参加感を高めるための演出や制度の導入

ツールの採用のほかにも工夫したことがありました。ささやかな工夫ですがご参考までにあげさせていただきます。

BGM
開場から開始までの時間、休憩時間などにBGMがあると場の持ちがよくなります。多数がリモートで参集しているケースをご想像ください。画面に何十人もの参加者が、マイクに余計な音を入れて混乱させないように配慮しながらシーンとして開始を待っている、、、。BGMがないと数分で何か変な空気になってしまいます。今回は、
・開場から開始までのいわゆる客入れのBGM
・懇親会開始時の乾杯から分科会までの盛り上げ系BGM
・分科会後の穏やかな予備BGM
これらを用意しました。選曲は各社の個性にあわせるのがよいかと考えますが、楽曲自体に意味を持たせ過ぎると扱いが難しくなるので、ライセンスフリーのインスツルメンツなどが無難かと思います。zoomでBGMを流す方法は前出のグッドパッチさんのブログにも詳細が掲載されています。

懇親会準備支援金
一般的な懇親会ではケータリングなどを利用して料理や飲み物を提供することが多いと思います。1人あたりの予算は3000～4000円といったところでしょうか。
今回はフルリモート懇親会とすることから、お酒や飲みもの、肴や料理を各自準備いただくためのささやかな支援として、またこのような状況で開催される懇親会をできるだけ楽しんでもらうために、参加者1人あたり2000円を支給しました。
事前に参加者を調べ「参加する」という意志表示をした人全員に、雇用形態による差などなく、次月の給与に2000円上乗せして支給するという方法を採用しました。「おつまみ代を補助してもらったので罪悪感を感じることなくお菓子を準備できました。ありがとうございます」。事後アンケートに寄せられたコメントです。

参加者の柔軟性がカギだった

開催までできるだけの準備はしてきたつもりですが、何分初めてのフルリモートでの開催。冒頭でも述べたように2～3割はコケるかもしれないと覚悟して臨みました。初めて全社的な会合をリモートで企画する当事者の方はどなたでも不安をお持ちになると思います。
でもやってよかった。事後アンケートには様々な改善点も寄せられましたが、「リアルな総会よりも親近感がわいた」「久しぶりに多くの方の顔を見れてよかった」というポジティブな意見もとても多かったのです。なんとか及第点のフルリモート総会＆懇親会にできたのではないかと思います。
振り返ると、最も大きな成功要因は、前述したオペレーターの大活躍にもありますが、一番は初めてのスタイルに親しもうとした参加者の高い柔軟性にあるのだろうと思っています。スムーズとは言えない場面もありましたが、それも含めて体験として受け入れてくれた参加者の方々があってこその成功でした。
次回は10月。その時の状況がどうなるか、今は全くわかりませんが、今回の経験と学びを武器に挑んでいこうと考えています。