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2017.03.31

5W1Hを意識して話してみた

こんにちは。
入社3ヵ月目の制作開発のキムです。

本日は5W1Hを意識して話してみた感想を共有いたします。

5W1Hについて

Who(誰が)、Where(どこで)、When(いつ)、What(何を)、Why(なぜ)の5つのWと
How(どのように)の1つのHを意味する言葉です。
5W1Hは、正しい内容が相手に伝わるようにするための話し方のコツの一つです。

私は5W1Hによる進捗の報告をすることにおいて、下記の疑問点について調べました。

どの順番で言った方が良いか

「いつ、どこで」→「誰が、何を」→「なぜ、どうやって」の順で言った方がいいです。
「いつ、どこで」を先に言うことで、伝えたい意図を相手が整理しやすくなり、その次の内容が頭に入りやすいです。
その後「誰が、何を」を言うと、結論が明確になり、相手にイメージさせるという工程を省いて意図を伝えられ、最後に「なぜ、どうやって」を言って結論に至るまでの過程を説明することで、相手は全体的な流れが頭の中でイメージしやすくなります。
必ずこの順番で言う必要はありませんが、この順番を意識した上で5W1Hに沿って話した方がもっと相手に伝わりやすいです!

簡潔に言いたい時も5W1Hは全部要るか

場合によってコンパクトに伝えた方が相手に伝わりやすい時もあります。
簡潔に伝える必要がある場合は、5W1Hをすべて話に入れるのは話が長くなる可能性があるのですべては要らなくて、「2W1H」の方が適切です。
2W1Hとは、「What(何を)」「Why(なぜ)」「How(どうやって)」の略語で、報告に少なくとも作業の内容とその作業をする理由、作業の方法ぐらいは必要だということで出た言葉です。
2W1Hだけではなく、その場に適切なキーワードだけを取り出して言うセンスがすごく重要ですね!

5W1Hに沿って話してみて

Before

私: 昨日はAの残り作業をしました。今日も引き続き作業します。
聞き手: (残りの作業って何なんだろ…)
私: 昨日のリリースのやり方はちょっとまずいと思います。
聞き手: (昨日一体どういうやり方でリリースしたんだろ…)
など、聞き手に状況が伝わりにくい報告をしていました。

こういう言い方では、自分がやっているタスクの進捗はもちろん、困っているところも聞き手にちゃんと伝わらないので、スケジュールの調整などができなくなるなど、自分だけではなくチームにも良くない影響を与えてしまう可能性があります。

実は今回5W1Hを試してみることになったのも上記のことと全く同じ理由です。
相手のことを考慮しない話し方で正しい意図が伝わらず相手に誤解させてしまったことが頻繁にあったので、「5W1Hに沿って話してみよう」となったのがきっかけです。

3月1日から本日までおよそ4週間5W1Hに沿って話してみた結果を下にまとめました。

After

私: 昨日はAタスクについて〇〇の依頼があったので△△のところをBさんと一緒に対応をしました。
今日も引き続きBさんと△△の作業をして、状況は順調です。
聞き手: (そういう依頼があったんだ…) (ちゃんと対応してるんだ…)

上の例は実はHow(どうやって)とWhere(どこで)が抜けてる例文ですが、Beforeと比べてみたらどうですか?
Afterの方が話は少し長くなりましたが、昨日と今日の仕事の内容が分かりやすくなっていると思います。
さらに、報告について疑問になるところも明確になって相手が質問しやすくなり、もっと効率的なコミュニケーションができると思います!

終わりに

今回をきっかけに私は、「相手がもっと理解しやすい話し方はどうなのか?」「何を言うべきで、何はこの場で言わなくていいか?」など、常に話し方について工夫するようになりました。

情報共有の前に1分だけ使って5W1Hに沿って話を整理するだけでも、「相手に誤解させない」、「話の整理ができる」、「コミュニケーション能力が上がる」などの利点があります。
皆さんもぜひぜひ、試してみて下さい。

では、次回のブログを楽しみにしてください。

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