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2017.03.13

業務効率化

こんにちは。制作開発チーム3年目の長山です。
今回は社内の運用に関して開発チームとして行った効率化について書きます。

同じ作業を3回以上繰り返したら機能化せよ

以前オズビジョンにコーチとしてきてくれていた型の言葉です。
オズビジョンでは、日々の対応の中でデータの修正を行わなければならないときや
会員の情報を調べる際に開発チームに依頼が来るようになっています。
この中には、複数回または定期的に同じ内容の依頼が来ることが多々あります。
同じ内容の依頼に毎回30分~1時間かけて対応していたので、
「同じ作業を3回以上繰り返したら機能化せよ」と、コーチから助言があったのです。

効率化のための機能開発

開発をしてみたものを一つ紹介します。

・ユーザーのデータの修正を行う機能

ユーザーのデータを確認して、誤って保存されてしまったデータを削除する依頼の効率化です。
本番データに手を加える作業になるので、内容自体が簡単でも準備や確認作業にとても気を使う依頼です。
これを管理画面から行える機能を作成しました。
機能化することにより、人によってばらつきのあった確認方法や実行手順なども統一されました。
また、開発チームに依頼をしなくても依頼者自身が作業を行うことができるようになりました。

短縮された作業時間

・ユーザーのデータの修正を行う機能

依頼頻度は月に5件ほど
制作開発
SQLの用意と確認(30分) + 本番データ修正ペア作業(15分 × 2人) = 1時間
依頼者
依頼を起票して開発チームへ依頼を投げる時間
10分
依頼が着手されるまでの待ち時間
1日

リリースしてから約1年たっているので、
開発チーム→1時間×月5件×12か月=60時間
依頼者→1日×月5件×12か月=60日
(これはユーザーからの問い合わせ対応で発生する作業なので実質ユーザーの待ち時間ともいえる)
の時間の短縮を実現できました。

この機能を作るのに使った時間は20~30時間ほどだったので、すでに30時間以上の時間の余裕を持つことに成功しています。

まとめ

業務効率化のための開発をすることで、無駄に時間を消費することが少なくなります。
また、開発チームのみならず依頼者やユーザーの時間も短縮することができます。
事業が大きくなり、ユーザーの数が増えると問い合わせ対応などで使う時間は当然増えていきます。
手が回らなくなってからでは遅いので、日ごろから効率化できそうなタスクは時間を無理やりとってでも開発していくことが大事だと思います。

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